تحليل المشكلات و اتخاذ القرارات

عملية تحليل المشكلات في إطار عملية اتخاذ القرارات

•  تعريف عملية تحليل المشكلات

• تحديد أنواع المشكلات

• تعريف وتحليل المدخل الابتكاري لحل المشكلات

•  المساعدة على الابتكار في عملية تحليل وحل المشكلات

طبيعة عملية تحليل المشكلات في إطار عملية اتخاذ القرارات
عملية اتخاذ القرارات تعتبر عملية إدارية مركبة من حيث أنها تأخذ في الاعتبار بيئة اتخاذ القرار وكذلك التنبؤ بالمعوقات والمشكلات التي قد تحد من فعالية القرار الإداري . لذا يجب على متخذي القرار الأخذ في الاعتبار بالمشكلات التي قد تقابلهم وتحليلها والعمل على تجنبها أو حلها .
وأول خطوة في تحليل المشكلة هو تعريفها ، حيث تعرف المشكلات بشكل عام بأنها التباين بين الواقع الحالي والحالة المرغوبة . والاختلاف بينهما يسمى الانحراف وهو ما يجسم طبيعةالمشكلة . ودور الإدارة هو تحليل الوضع الحالي والتعرف على مسببات الانحراف مما يمكنها من تجنبه في المستقبل أو التعامل معه وحل المشكلة . ويوجد متغيرين هامين في عملية تحليل المشكلاتهما : الاتجاه الإنساني والخلفية الثقافية .الاتجاه الإنساني يؤثر بدرجة كبيرة على عملية حل المشكلات من حيث المدخل للتعامل مع تلك المشكلات . على سبيل المثال يوجد المدخل التقليدي الذي يركز على تقليل عنصر المخاطرة مما يؤثر سلبا على الابتكار ، وعلى النقيض يوجد المدخل الابتكاري الذي يركز على عنصر الابتكار على حساب المخاطرة .
وتعتبر الخلفية الثقافية لمتخذي القرار من العوامل المحددة في تحليل المشكلات حيث تتباين القيم التي تفرزها الثقافة بين المجتمعات المختلفة .

1-1 أنواع المشكلات:
يمكن تصنيف المشكلات إلى ثلاث تقسيمات : مشكلات النظم ، والمشكلات الإنسانية ، والمشكلات الاقتصادية

مشكلات النظم:
يشتمل هذا التقسيم على مجموعة المشكلات الناتجة عن سوء تصميم نظم العمل أو ناتجة عن عوامل خارجية تؤدي بالتالي إلي عدم فعالية نظم التشغيل . وتأخذ مشكلات النظم عدة صور منها ضعف نظمالمعلومات ، وجود مشكلات وتعطيل في إجراءات العمل ، وضعف الرقابة على الجودة وكذلك وجود مشكلات في ظروف العمل . ومشكلات النظم بطبيعتها عملية ويمكن قياسها والتعرف عليها بسهولة مما يمكن محلل النظم من حل تلك المشكلات بسهولة .

المشكلات الإنسانية :
ويشمل هذا التصنيف مشكلات عديدة حيث أنها تتعامل مع الجانب الإنساني المعقد وكذلك العلاقات الإنسانية ويمكن ملاحظة المشكلات الإنسانية التالية: ضعف الشعور بالانتماء ، مشكلات التحفيز ، الصراعات بين الأفراد ، ضعف التعاون والتنسيق ، ضعف الانضباط ، ظهور الشللية .

المشكلات الاقتصادية :
وتأخذ المشكلات الاقتصادية عدة صور ولها طابع غالب وهو المحددات المالية واستغلال الموارد الاقتصادية وتشمل المشكلات الاقتصادية عدم كفاية المخصصات في الموازنة ، وزيادة مستوى المصروفات والتكاليف ، وضعف معدلات السيولة ، وأخيرا ضعف استغلال موارد المنظمة .
ويمكن للمشكلة أن تأخذ طبيعة مركبة من أكثر من نوع من المشكلات ، أي أن المشكلة بطبيعتها لها بعد إنساني وبعد اقتصادي ، أو ناتج عن خلل في نظام العمل .

2 – المدخل الابتكاري في تحليل وحل المشكلات :

يتلخص مفهوم المدخل الابتكاري في الخروج من القوالب الجامدة في التفكير ، والتركيز على إفراز أكبر عدد من الأفكار مما يزيد من احتمال وجود حلول فعالة .
والمدخل الابتكاري في تحليل وحل المشكلات يتكون من ثمانية خطوات متكاملة بحيث تؤدي في النهاية إلى تحليل المشكلة وحلها وبناء القرارات على أساس سليم .

2 –1 – 1 إدراك المشكلة
ظهور أعراض مرضية في مجال العمل يلفت نظر متخذي القرار ومحللي النظم على وجود خلل في مكان ما يستوجب التحليل وسرعة التلبية . أي أن الإدارة تبدأ آلية تحليل وحل المشكلات بناء على ظهور مظاهر خلل في النظام الإداري يستوجب الانتباه حيث أن تعريف المشكلة هو وجود انحراف عما هو مخطط . ومثلما تدرك الأم بوجود مشكلة لطفلها عند ظهور أعراض مرضية له مثل ارتفاع درجة الحرارة ، تدرك الإدارة أن بوادر مشكلة معينة ستلوح في الأفق فتبدأ بتحليلها والتعامل معها .
وأهمية الخطوة الأولى تكمن في أن عدم وجود آلية الإدراك المشكلة قد يؤدي إلى تداعيات خطيرة تتمثل في عدم قدرة الإدارة على التعامل مع المشكلات المحيطة لأنها لم تستعد لها جيدا . وأبلغ مثال على أهمية تلك الخطوة في المجال العسكري هو وجود جهاز الرادار الذي يكتشف أي أهداف معادية ، وعدم وجوده يؤدي إلى عدم التمكن من التعامل مع الخطر الداهم .

2 – 2 تعريف المشكلة
علاج والتعامل مع الأعراض لا يؤدي إلى الشفاء التام ، لذا يجب أولا التعرف على هوية المشكلة ، أي سبب الأعراض . والأسلوب العلمي لذلك هو تشخيص المشكلة بتصنيفها أولا إلى التقسيمات السابق ذكرها للمشكلات (نظم ، اقتصادية ، وإنسانية ) . ومن هذا المنطلق يمكن تحديدها تحديدا دقيقا . على سبيل المثال فمشكلة سرعة دوران العمالة في منشأة ما يمكن إرجاعها إلى أنها 90% مشكلة اقتصادية بسبب ضعف المرتبات ، و10% إلى أنها مشكلة نظم من حيث سوء ظروف العمل .

2 – 3 جمع المعلومات والبيانات المرتبطة بالمشكلة
في هذه المرحلة يتم جمع جميع البيانات والمعلومات التي قد تساهم في تفهم جوانب المشكلة وإبعادها وفي نفس الوقت تساهم في حلها ولا تقتصر عملية جمع البيانات والمعلومات على مرحلة من المراحل بل تتم في جميع مراحل تحليل وحل المشكلات .
والأسئلة التالية تساعد في تحديد الجوانب الهامة من المعلومات والبيانات المرتبطة بالمشكلة :

1.  ما هي العناصر الأساسية التي تتكون منها المشكلة ؟
2.  أين تحدث المشكلة ؟
3.  لماذا تحدث المشكلة في هذا الموقع ؟
4.  متى تحدث المشكلة ؟
5. كيف تحدث المشكلة ؟
6. لماذا تحدث المشكلة بهذه الكيفية وهذا التوقيت ؟
7. لمن تحدث هذه المشكلة ؟
8. لماذا تحدث المشكلة لهذا الشخص بالذات ؟

2 – 4 تحليل المعلومات
يتم في هذه المرحلة تكامل المعلومات التي جمعها في الخطوة السابقة وذلك لوضعها في إطار متكامل يوضح الموقف بصورة شاملة . ويشمل ذلك اختبار كل عامل من العوامل على حدة وكذلك علاقته بالمتغيرات الأخرى في المشكلة ، ويشمل كذلك العلاقات والتفاعلات بين العمليات . ويلي ذلك مقارنة المشكلة بالمواقف الأخرى ، وأخيرا تصنيف وتسجيل توالي أحداث المشكلة.

وتحليل المشكلة يتطلب الإجابة على الأسئلة التالية :

1.  ما هي العناصر التي يمكن التحكم فيها في المشكلة والتي لا يمكن التحكم فيها ؟
2.  من يمكنه المساعدة في حل تلك المشكلة ؟
3.  ما هي آراء واقتراحات الزملاء والمرؤوسين لحل تلك المشكلة ؟
4.  ما هي آراء واقتراحات الرؤساء لحل تلك المشكلة ؟
5. ما مدى تأثير وتداعيات تلك المشكلة ؟

2 – 5 تحديد بدائل حل المشكلات
تعرف هذه المرحلة بأنها المخزون الابتكاري لعملية حل المشكلات ، حيث أنها تختص بإفراز أكبر عدد للأفكار مما يؤدي إلى تعظيم احتمالات الوصول إلى الحل الأمثل . وسيتم التعرض بالتفصيل إلى أسلوبين من أساليب تعظيم الابتكار في الجزء الثالث وهما أسلوب " تعصيف الذهن" Brainstorming وكذلك "الجماعات الاسمية" Nominal Group Technique

2-6 اختيار البديل الأمثل
في هذه المرحلة يتم مقارنة البدائل من حيث مزايا وعيوب كل بديل على حدة وذلك في ضوء الوزن النسبي لكل من المزايا والعيوب وفيما يلي قائمة بمواصفات البديل الأمثل :

• ينتج من تطبيقه مستوى أعلى من الإنتاجية .
• يساعد على تخفيض تكاليف التشغيل .
• تسانده الإدارة العليا .
•  شارك فريق العمل في إعداده .
• يوفر في الوقت .
• يحقق الهدف من تطبيقه .
• بسيط في التطبيق وسهل في الفهم .

2 – 7 تطبيق البديل
الطريق الوحيد لمعرفة درجة فعالية البديل والمحك الوحيد له هو وضعه موضع التنفيذ الفعلي . ويشمل التطبيق كل التعديلات الضرورية في الوظائف الإدارية من إعادة التخطيط والتنظيم وكذلك كل الإجراءات والمتغيرات التنفيذية . وللتطبيق الفعال يجب وجود خطة تنفيذية تفصيلية لتنفيذ دقائق العمل بفاعلية . والخطة التنفيذية يجب أن تشمل ما يلي :

• تحديد مراحل التنفيذ والخطوات في كل مرحلة بالتوالي .
• تحديد توقيتات تنفيذ الخطوات والمراحل عن طريق Milestone Chart
•  تحديد من سيقوم بتنفيذ كل خطوة من الخطوات
•  تحديد من سيراقب على التنفيذ .

2 – 8 تقييم التنفيذ
تعتمد مرحلة التنفيذ على المعلومات المرتدة عن التنفيذ في الجوانب التالية :

1. هل أنتج العاملين الكميات المطلوبة في التوقيتات المتوقعة ؟
2. هل أنتج العاملين بالكيف المطلوب في التوقيتات المتوقعة ؟
3. هل تم تطبيق مقاييس العمل بأسلوب سليم ؟
4. هل تم خفض تكاليف تنفيذ المهام ؟
5. هل تم رفع مستوى الروح المعنوية ؟

وتمتد عملية التقييم لتشمل الجوانب التالية :

•  درجة تحقيق أهداف المنشأة .
• التقييم الذاتي للأداء
• التداعيات الغير متوقعة لتنفيذ البدائل .

بعد تجميع المجموعتين من العوامل للوصول إلى رؤية شاملة لتقييم البديل . في حالة وجود مراجعة منتظمة .أما في حالة وجود تقييم سلبي ، يتم الرجوع إلى الخطوة الأولى .

3 – الابتكار في عملية تحليل وحل المشكلات
كما ذكر من قبل فإن الابتكار يعتبر قيمة رئيسية وضرورية في عملية حل وتحليل المشكلات لما لها من أهمية قصوى في زيادة احتمالات الوصول إلى البديل الأكثر فعالية . ويوجد أسلوبين في هذا السياق يقودان إلى زيادة كمية الأفكار وهما أسلوب "تعصيف الذهن" Brainstorming وكذلك أسلوب المجموعة الاسمية Nominal Group .

3 – 1 تعصيف الذهن
يعتمد هذا الأسلوب على تعظيم عدد الأفكار التي تطرح بدائل لتنفيذ حل المشكلات عن طريق المجموعات . وتعتمد هذه الطريقة على عدة أسس :

1. عدد أفراد مجموعة العمل الأمثل ما بين 4 – 9 أفراد
2. يتم التركيز في المرحلة الأولى بين عملية تعصيف الذهن على عدد (كمية) الأفكار والبدائل أكثر من الكيف .
3. يتم تلافي عوائق المشاركة الفعالة من أفراد مجموعة العمل بالا يتم التعليق في المرحلة الأولى على أي فكرة يتم طرحها وتأجيل ذلك إلى المرحلة التالية .
4. يتم في المرحلة الثانية تقييم كل فكرة جماعيا حتى يتم توسيع نطاق المناقشة مما يزيد من عملية كفاءة التقييم

وتكون نتيجة المناقشة الجماعية أحد النواتج التالية :

• استبعاد الفكرة نهائيا
• تعديل الفكرة بإدخال بعض التعديلات أو تطوير الفكرة لتكون أكثر قدرة على التطبيق .
•  إعادة الترتيب للمتغيرات داخل البديل
• تجميع أكثر من بديل في فكرة أعم .

ولتفادي مشكلة عدم تفضيل أو قدرة بعض الأشخاص على طرح أفكارهم أمام المجموعة ، تم ابتكار أسلوب جديد في تعصيف الذهن ويسمى " تعصيف الذهن الإلكتروني " Electronic Brainstorming .
وتتلخص هذه الطريقة بأن يتم توفير وحدة طرفية Terminal لمحاسب آلي لكل فرد من الأفراد ( بحيث أن يكونوا كلهم مرتبطين ) ومن المتطلبات الأخرى وجود برنامج متخصص في الحاسب الآلي يسمح لكل فرد بأن يدخل أفكاره على الحاسب ويظهر له في حالة طلبه مجموعة من أفكار الآخرين بطريقة عشوائية على شاشة الوحدة الطرفية الخاصة به . وبذلك يمكن أن يطور كل فرد أفكار الآخرين وفي نفس الوقت تفادي الإحراج من طرح أفكاره أمام الآخرين .

3 –2 أسلوب الجماعة الإسمية
طبقا لهذا الأسلوب يتم إدخال مدخلات أفراد المجموعة إلى عملية اتخاذ القرار بطريقة فردية . وتعتبر هذه الطريقة مناسبة في حالة عدم الاتفاق بصورة جماعية أو عدم المعرفة التامة بجوانب المشكلة .
وتتم عملية الجماعة الاسمية على خمس مراحل متصلة كما يلي :

البدء من جديد

خمس خطوات لكي تجعل البدء من جديد أمراً سهلاً

بقلم لِيون والاس، بتصرف.

كل فردٍ منا لا بد له أن يبدأ من جديد عند نقطة ما من حياته. فجميعنا نجد أنفسنا في مكانٍ ما من الحياة لا نستطيع معه المواصلة. فنصل إلى طريقٍ مسدود تماماً. و نَصِل إلى جدار لا نستطيع تجاوزه. نَصِل إلى ألمٍ لا نستطيع تحمله. نَصِل إلى مشكلةٍ لا نستطيع حلها، ولذلك نضطر أن نبدأ من جديد.

إن الصعوبة تكمن دائماً في كيفية البدء من جديد. ما هي الخطوات اللازم اتخاذها؟

وماذا نصنع أولاً؟ إليكم خمس خطوات يمكن أن تساعدنا على اتخاذ قفزةٍ عملاقة

إلى الأمام.

• توقف عن العيش في الماضي. يجب علينا أن نتوقف عن إلقاء اللوم، وأن نتوقف عن توجيه أصابع الاتهام، وعن تقديم الأعذار. يجب علينا أن نبدأ بتحمل المسؤولية عن موقعنا الآن وأين كُنا. ويجب علينا أن لا نبحث عن كبش فداء، وأن نبدأ البحث عن طريقٍ جديد. فإن لم نتوقف عن العيش في الماضي فلن نتمكن من البدء من الجديد.
• ألق نظرة صادقة على الحياة. يجب علينا أن ندرك أننا مسيطرين على الوضع تماماً، وأن لدينا القوة والطاقة اللازمة. لقد خُلقنا مع قدرة على التكيف ومع قدرة عظيمة على حل المشكلات. لدينا إرادة وسوف نحتاج إلى استخدامها كي نتحرك إلى الأمام. ويجب أن نكون صادقين إزاء ما هو صواب في حياتنا وإزاء ماهو خطأ.
• إسمح للآخرين بتقديم يد العون. يمكننا القيام بالكثير من الأمور بأنفسنا دون مساعدة أحد في عملية البدء من جديد، ولكن من أجل تحقيق النجاح الحقيقي سوف نحتاج إلى دعم ومساعدة أشخاص آخرين. لا بد لنا من أن نضع جانباً نَمتَُّعنا وأن نكون راغبين حقاً في إشراك الآخرين في مشاكلنا وأن نصغي للنصائح الجيدة التي نتلقاها. فإننا بدون الآخرين سوف نستمر في تعطيل أية إمكانية للبدء من جديد والتقدم إلى الأمام.
• أدرك أن البدء من جديد ليس هو الخيار الوحيد، ولكنه الخيار الأكثر حكمة. يجب علينا أن ندرك أننا إذا ما واصلنا القيام بما نقوم به من أعمال فإننا سوف نستمر في الكفاح في مصاعب الحياة. وبمجرد أن ندرك أن هذه هي أفضل وسيلة؛فإننا نكون بذلك قد وضعنا أقدامنا على الطريق إلى النجاح.
• ثق بأن الله سوف يعينك في التغلب على العوائق التي تواجهها عندما تبدأ من جديد. إن الشِّدة التي تهددنا بالهلاك هي امتحانٌ من الله. فبالإيمان والحماس والإثارة يمكن أن نقلب الأمور ونبدأ من جديد، وأن نجعل من تحقيق الحياة الأفضل أمراً ممكناً. و بذلك سوف نشعر بسعادة غامرة.

مفاهيم ومصطلحات أساسية في الجودة

مفاهيم ومصطلحات 

1. المعيار : عبارة تصف الحد الأدنى من المعارف و الأداءات المطلوب توافرها لدى الفرد أو المؤسسة لغرض معين. 

2. التقويم المؤسسي :عملية تتم في ضوء معايير محددة لتحديد جوانب القوة و الضعف في أداء المؤسسة بغرض تحسين الأداء .

3. التقييم الذاتي المؤسسي :مجموعة من الإجراءات يقوم بها فريق من المؤسسة بهدف تعرف مدى تحقيقها لمتطلبات الجودة والاعتماد استنادا إلى معايير محددة . 

4. المراجعة الخارجية :تقييم مدى تحقيق المؤسسة التعليمية لمتطلبات معايير الجودة والاعتماد من قبل فريق تقييم يشكل من قبل هيئة خارجية مستقلة ( هيئة الاعتماد و الجودة ) .

5. المراجعة الداخلية :فريق يشكل من قبل هيئة تعليمية لها إشراف على وزارة التربية والتعليم ( هو عملية الضبط الداخلية للمؤسسة . 

6. الاعتماد :استيفاء البرنامج التعليمي أو المؤسسة التعليمية لمعايير الجودة . 

7. المجال :إطار يتضمن مجموعة من العناصر العملية التعليمية وهي مجالات فرعية تندرج تحت مجالين رئيسيين هما: 

- القدرة المؤسسية :يقصد بها تحقيق الجودة للمؤسسة التعليمية من خلال ...

•  رؤية المؤسسة ورسالتها . 
• القيادة و الحوكمة .
• الموارد البشرية والمادية للمؤسسة .
•  المشاركة المجتمعية .
• توكيد الجودة و المساءلة .

- الفعالية التعليمية :يقصد بها تحقيق مخرجات عالية الجودة في ضوء رؤية المؤسسة ورسالتها من خلال ...

1.  المتعلم .
2. المعلم .
3.  المنهج الدراسي .
4.  المناخ التربوي .

مثــال  : الكود الرقمي ( 1-1-1-1 ) 

الكود مكون من أربع أرقام 

الرقم الأول ( 1 ) يمثل المجال الأول ( رؤية المؤسسة ورسالتها ) 

الرقم الثاني ( 1 ) يمثل المعيار الأول ( وجود وثيقة لرؤية المؤسسة )

الرقم الثالث ( 1 ) يمثل المؤشر الأول ( ) 

الرقم الرابع ( 1 ) يمثل الممارسة الأولى ( ) 

8. المؤشر :عبارة أكثر إجرائية من المعيار وتصف الأداء المتوقع سواء من الفرد أو المؤسسة 

9. الممارسة :مجموعة من الأنشطة التي تتم لتحقيق المؤشر . 

مثال :مؤشر ........ توجد للمدرسة رؤية واضحة ومحددة . 

ممارسة ....... شاركت المؤسسة العاملين بها في وضع الرؤية . 

10. قواعد القياس المتدرجة :هي عبارة عن الممارسات التي تقيس المؤشر وهي ممارسات تحكم على وجود المؤشر .

مثــال :

المؤشر ( توجد للمدرسة رؤية واضحة ومحددة )

المستوى ( 4)

المستوى ( 3 )

المستوى ( 2 )

المستوى ( 1 )

- يوجد رؤية واضحة .

- شارك العاملين في وضع الرؤية .

- شارك أولياء الأمور في وضع الرؤية .

- شارك المتعلمون في وضع الرؤية.

- الرؤية معلنة على موقع المدرسة الإلكتروني .

- يوجد رؤية واضحة .

- شارك العاملين في وضع الرؤية .

- شارك أولياء الأمور في وضع الرؤية .

( الحد الأدنى للأداء)

( أدت ما عليها )

- يوجد رؤية واضحة .

- شارك العاملين في المؤسسة في وضع الرؤية.

-المدرسة لها رؤية

4 > متميزة

3> المؤسسة لا تحتاج إلى تحسين

2> تحتاج إلى تحسين

1> ضعيفة وتحتاج إلى تحسين كبير

11. الشاهد أو الدليل :هو كل المصادر الورقية أو الإلكترونية داخل المؤسسة التي تثبت تنفيذ الممارسات . 

 هنالك عمليتان للتقييم تؤديان إلى اعتماد المؤسسة التعليمية 

• المراجعة الداخلية
• تقييم ذاتي
• المراجعة الخارجية
• الاعتماد

مجازفة أكبر .. مكافأة أكبر

  بيتر كيلي

عندما يكون لدينا فكرة جديدة نابعة من أدمغتنا، أو

عندما تظهر فرصة يمكن أن تكون طريقاً للابتعاد عن

الطرق المألوفة في أداء الأعمال، فإن رد فعلنا الفوري

يدفعنا للقيام بالعمل عبر إتباع الطريق الآمن –

فنبتعد عن تلك الفكرة، أو أن نتردد في اغتنام الفرصة

لأنها جديدة و ليست مجرّبة من قبل، و فيها مجازفة

الى حدٍ ما. ولكن إذا ما طال انتظارنا كثيراً جداً في

اتخاذ القرار حول ما علينا أن نفعل، فمن الممكن أن

تفوتنا هذه الفرصة. في أوقات مثل تلك، يجب علينا

أن نحسب المجازفة.

إن الأمر ليس مجرد مسألة الرغبة القوية في ركوب

المجازفات، لأن ذلك يمكن له أيضاً أن يؤدي إلى الإهمال

واللامبالاة. إن ركوب المجازفات المحسوبة يتعلق بتقييم

المكاسب الممكنة مقابل المخاسر الممكنة، واتخاذ

القرارات الحكيمة تبعاً لذلك. نحتاج أحياناً للمجازفةِ

بالفشل للحصول على المكافآت المحتملة، ولكن بوجهٍ

عام؛ لا بد أن تكون احتمالية تحقيق نتائج إيجابية

أكبر من تحقيق نتائج سلبية. ان مفاتيح ذلك تكون

بأن نفهم الأضداد أولاً، وثانياً أن نفعل كل ما يمكن أن

نفعله من أجل تحسين هذه الأضداد.

ومن الصعب أن نقرر القيام بعمل ما يشتمل على

درجة عالية من المخاطرة حتى لو وجِدَت إمكانية

الحصول على مكافأة أكبر. لكن الحياة مليئةٌ بمواقف

كتلك و علينا التعامل معها. نورد فيما يلي بعض

النقاط التي يجب أخذها في الحسبان عندما يعترض

سبيلنا موقف اُممثل.

• قيّم عامل الزمن. قلةٌ قليلة من نوافذ الفرص تبقى

مفتوحة على الدوام. في بعض الأحيان، يجب اتخاذ

قرار متابعة الفرصة المتاحة أو عدم متابعتها بشكلٍ

سريع نوعاً ما، و يجب علينا أن لا نسمح لأنفسنا

بالتعرض للضغط؛ فنتخذ بذلك قرار متسرع بعيد

عن الحكمة.

• أدرس الموقف. فكر بشكل شامل مستفيض

وموضوعي في المزايا والعيوب وقم بحساب احتمالات

النجاح وعدمها بقدر الإمكان. ثم علينا أن نحاول

تحديد ما يمكن لنا أن نقوم به من أجل تحسين تلك

الأضداد.

• تعلّم من الآخرين. حاول أن تعثر على قصص الآخرين

الذين غامروا بمخاطر مماثلة وتفحص لماذا نجحوا فيها

أو فشلوا.

• لا تتخل عن الفهم الواعي. إن ركوب المخاطر ليس من

الأمور المتعلقة بالتخلي عن الحس أو الفهم الواعي.

لقد مُنِحنا قوة التفكير العقلاني من أجل هدف،

ولذلك فمن الضروري أن نفكر في الأمور بشكل

مستفيض.

• كن راغباً بقوة في اتخاذ الإجراء. لا يمكننا أن نكون

متهورين ومندفعين، و كذلك لا يمكننا انتظار كل

شيء كي يكون على أحسن ما يرام دون مخاطر؛

بل يجب أن نكون مستعدين لانتهاز الفرصة عندما يكون الوقت مناسبا

 لو بدا لنا يوماً ما أن فرصةً ذهبية تعترض سبيلنا؛

وأنها هي الشيء المناسب لنا، فإن المخاطرة المحسوبة

يمكن أن تصبح بوابة نجاحنا.

الكايزن- 5S

الكايزن- 5S  هو ﺒﺭﻨﺎﻤﺞ ﻤﻥ خمس ﺨﻁﻭﺍﺕ ﻟﺘﻨﻅﻴﻡ ﻤﻜﺎﻥ ﺍﻟﻌﻤل

 

يقصد بــ 5S  او السينات الخمس : 

• ﺍﻟﻔﺭﺯ ﻭﺍﻟﺘﺼﻔﻴﺔ Seiri؛
• ﺍﻟﺘﺼﻨﻴﻑ ﻭﺍﻟﺘﺭﺘﻴﺏ ﻭﺍﻟﺘﻨﻅﻴﻡ Seiton؛
• ﺍﻟﺘﻨﻅﻴﻑ Seiso؛
• ﻭﻀﻊ ﺍﻟﻤﻌﺎﻴﻴﺭ ﻭﺍﻟﻤﺤﺎﻓﻅﺔ ﻋﻠﻴﻬﺎ Seitketsu؛
• وتدريب العاملين ﻋﻠﻰ ﺍﻻﻟﺘﺯﺍﻡ ﺒﻬﺎ ﻭﺠﻌﻠﻬـﺎ ﻋـﺎﺩﺓ ﻴﻤﺎﺭﺴﻭﻨﻬﺎ Shitsuke.

يساعد هذا البرنامج على تكوين ﺒﻴﺌﺔ ﺃﻓﻀل ﻟﻠﻌﻤل، ﻭﺨﻠﻕ ﻤﻜﺎﻥ ﺍﻟﻌﻤل المنتج ،  من أجل ﺍﺩﺍﺀ ﻋﻤل ﺃﻓﻀل، ﻭﺭﻓـﻊ ﺍﻟﺭﻭﺡ ﺍﻟﻤﻌﻨﻭﻴﺔ ﻟﻠﻌﺎﻤﻠﻴﻥ، ﻓﺘﻜﻭﻥ ﺍﻟﻨﺘﻴﺠﺔ ﺭﻓﻊ ﺍﻟﻜﻔﺎﺀﺓ وزيادة الإنتاجية، ﻭﺘﺤﺴﻴﻥ ﺠﻭﺩﺓ ﺍﻟﻤﻨﺘﺠﺎﺕ، ﻭﺘﺤﻘﻴﻕ ﺍﻻﻤﻥ ﺍﻟﺼﻨﺎﻋﻲ ﻭﺍﻟﺴﻼﻤﺔ ﺍﻟﻤﻬﻨﻴﺔ.

(Making workplace more user friendly, cleaner and better organized)

 

ﻭﺍﻟﻔﻜﺭﺓ ﺍﻟﺭﺌﻴﺴﻴﺔ وراء برنامج ﺍﻟﺴﻴﻨﺎﺕ ﺍﻟﺨﻤﺱ، ﻫﻲ ﺍﻥ ﻤﻜﺎﻥ ﺍﻟﻌﻤل ﺍﻟﻨﻅﻴﻑ ﻭﺍﻟﻤﻨﻅﻡ ﻴﺴﺎﻫﻡ ﻓﻲ ﺍﻟﺘـﻭﻓﻴﺭ ﻓـﻲ ﺍﻟﺠﻬﺩ ﻭﺍﻟﻭﻗﺕ، ﻭﻴﺨﻔﺽ ﺍﻟﺘﻜﺎﻟﻴﻑ، ﻭﻴﺯﻴﺩ ﻤﻥ ﻤﻌﺩل ﺍﻹﻨﺘﺎﺠﻴﺔ.

 

أصل المصطلحات ((5S ((The Origin of the Term 5S::

 

ﺍﻟﺴﻴﻨﺎﺕ ﺍﻟﺨﻤﺱ (5S) ﻫﻲ ﻤﺠﻤﻭﻋﺔ  ﻤﻥ الكلمات اليابانية، ﺘﺒﺩﺍ ﻜل ﻭﺍﺤﺩﺓ ﻤﻨﻬﺎ ﺒﺤـﺭﻑ ﺴـﻴﻥ (S)، ﻭﻫـﻲ:

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, and Shitsuke

 

 Put things in order (Seiri) .1 – ﺍﻟﺘﺨﻠﺹ ﻤﻥ ﻜل ﺍﻷﺸﻴﺎﺀ ﻏﻴﺭ ﺍﻟﻀﺭﻭﺭﻴﺔ، ﻭﺍﻻﺤﺘﻔﺎﻅ ﺒﻤﺎ ﻫﻭ ﻀﺭﻭﺭﻱ فقط.

Proper Arrangement, Simplifying (Seiton) .2 – ﺍﻻﺤﺘﻔﺎﻅ ﺒﺎﻻﺩﻭﺍﺕ ﻭﺍﻷﺸﻴﺎﺀ ﺍﻟﻀﺭﻭﺭﻴﺔ ﻓﻲ ﻤﻜﺎﻨﻬﺎ ﺍﻟﺼﺤﻴﺢ، ﻭﺘﺭﺘﻴﺒﻬﺎ ﺒﻁﺭﻴﻘﺔ ﺘﻤﻜﻨﻨﺎ ﻤﻥ الوصول إليها بسهولة ﻋﻨﺩ ﺍﻟﺤﺎﺠﺔ.

Systematic Cleaning (Seiso) .3 – ﺘﻨﻅﻴﻑ ﻤﻜﺎﻥ ﺍﻟﻌﻤل ﻭﺍﻟﺤﺭﺹ ﺩﺍﺌﻤﺎ ﻋﻠﻰ ﺒﻘﺎﺀﻩ ﻨﻅﻴﻔﺎ ﻭﻤﺭﺘﺒﺎ.

 Standardize (Seiketsu) .4 – ﻭﻀﻊ ﺍﻟﻘﻭﺍﻋﺩ ﻭﺍﻻﺠﺭﺍﺀﺁﺕ، ﺍﻟﺘﻲ ﺘﻜﻔل ﺍﻟﻤﺤﺎﻓﻅﺔ ﻋﻠﻰ ﻤﻜﺎﻥ ﺍﻟﻌﻤل ﻨﻅﻴﻔـﺎ ﻭﻤﺭﺘﺒﺎ، ﺒﺤﻴﺙ ﻴﺼﺒﺢ ﻤﻨﺘﺠﺎ ﻭﻤﺭﻴﺤﺎ ﻤﻥ ﺨﻼل ﺘﻜﺭﺍﺭ ﺒﻤﺎ ﻭﺭﺩ ﻓﻲ ﺍﻟﺒﻨﻭﺩ Seiri-Seiton-Seiso.) 3 ،2 ،1 ).

 Sustain (Shitsuke) .5- ﺘﺩﺭﻴﺏ ﺍﻟﻌﺎﻤﻠﻴﻥ ﻓﻲ ﺍﻟﻤﻨﻅﻤﺔ ﻋﻠﻰ ﺍﺘﺒﺎﻉ ﻋﺎﺩﺍﺕ ﺍﻟﻌﻤل ﺍﻟﺠﻴـﺩﺓ، ﻭﺘﻌﻠـﻴﻤﻬﻡ ﺒـﺎﻥ ﻴﻜﻭﻨﻭﺍ ﻤﻨﻅﻤﻴﻥ Self-disciplined، ﻭﻤﺭﺍﻋﻴﻥ ﻟﻘﻭﺍﻋﺩ ﻤﻜﺎﻥ ﺍﻟﻌﻤل ﺍﻟﻨﻅﻴﻑ ﻭﺍﻟﻤﻨﻅﻡ، ﻭﺠﻌل ﺍﻻﻟﺘﺯﺍﻡ ﺒﺎﻟﻤﻌﺎﻴﻴﺭ ﻭﺍﻹﺠﺭﺍﺀﺍﺕ ﺍﻟﺠﺩﻴﺩﺓ (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu) ﻭﺍﻟﺘﺤﺴﻴﻥ ﺍﻟﻤﺴﺘﻤﺭ ﻟﻤﻜﺎﻥ ﺍﻟﻌﻤل ﻋﺎﺩﺓﹰ ﻴﻤﺎﺭﺴﻭﻨﻬﺎ ﺒﺸﻜل ﻓﻁﺭﻱ ﻁﺒﻴﻌﻲ، ﺒﺤﻴﺙ ﻴﺸﻌﺭ ﺍﻟﻌﺎﻤﻠﻭﻥ ﺒﺎﻟﺫﻨﺏ ﻋﻨﺩﻤﺎ ﻴﻌﻭﺩﻭﻥ ﺜﺎﻨﻴﺔ ﺍﻟﻰ ﻋﻤل ﺍﻟﻔﻭﻀﻰ ﻓﻲ ﻤﻜﺎﻥ ﺍﻟﻌﻤل.

 

إﻥ ﺘﻨﻔﻴﺫ ﻫﺫﻩ ﺍﻟﺨﻁﻭﺍﺕ ﺍﻟﺨﻤﺱ ﺴﻴﺴﺎﻋﺩ ﻓﻲ ﺠﻌل ﺍﻟﻭﻗﺕ ﻴﺒﺫل ﻓﻲ ﺍﻨﺸﻁﺔ ﺍﻜﺜﺭ ﺍﻨﺘﺎﺠﻴﺔﹰ، ﻭﻴﺨﻔﺽ ﺍﺤﺘﻤﺎل ﻭﻗـﻭﻉ ﺍﻻﺨﻁﺎﺀ، ﻭﺍﻋﺎﺩﺓ ﺍﻟﻌﻤل ﻋﻠﻰ ﺍﻟﻤﻨﺘﺠﺎﺕ، ﻭﺍﺼﺎﺒﺎﺕ ﺍﻟﻌﻤل، ﻭﺍﻟﺘﻲ ﺠﻤﻴﻌﻬﺎ ﺍﻨﺸﻁﺔ ﻋﺎﻟﻴﺔ ﺍﻟﺘﻜﺎﻟﻴﻑ.

 

ﺍﺭﺒﻌﺔ ﻋﻭﺍﻤل ﺭﺌﻴﺴﻴﺔ ﻟﻨﺠﺎﺡ ﺒﺭﻨﺎﻤﺞ ﺍﻟﺴﻴﻨﺎﺕ ﺍﻟﺨﻤﺱ (5S):

1. ﺍﻻﻟﺘﺯﺍﻡ ﺍﻟﻤﺴﺘﻤﺭ، ﻭﺍﻟﺩﻋﻡ ﺍﻟﻤﺘﻭﺍﺼل ﻤﻥ ﻗﺒل ﺍﻻﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﻌﻠﻴﺎ

2. ﻴﺒﺩﺍ ﺒﺭﻨﺎﻤﺞ ﺍﻟﺴﻴﻨﺎﺕ ﺍﻟﺨﻤﺱ ﺒﺎﻟﺘﻌﻠﻴﻡ ﻭﺍﻟﺘﺩﺭﻴﺏ

3. ﺍﻟﺠﻤﻴﻊ ﻴﺸﺎﺭﻙ ﻓﻲ ﺘﻁﺒﻴﻕ ﺍﻟﺒﺭﻨﺎﻤﺞ ﺒﺩﻭﻥ ﺍﺴﺘﺜﻨﺎﺀ.

4. ﺍﻻﺴﺘﻤﺭﺍﺭ ﻓﻲ ﺇﻋﺎﺩﺓ ﺩﻭﺭﺓ ﺍﻟﺴﻴﻨﺎﺕ ﺍﻟﺨﻤﺱ (5S Cycle)، ﻤﻥ ﺍﺠل ﺘﺤﻘﻴﻕ ﻤﺴﺘﻭﻴﺎﺕ ﻋﺎﻟﻴﺔ ﻤﻥ ﺍﻻﻨﺠﺎﺯ.

الجودة الشخصية

مقاييس الجودة الشخصية

ما معنى الجودة الشخصية؟

الجودة الشخصية هي الدرجة التي يعبر عندها الفرد عن سمات شخصية إيجابية، و يمارس علاقات إنسانية جيدة و يُظهر أداءً متميزاً في العمل. و أهم سمة في الجودة الشخصية هي تقدير الذات الذي يصنع الجانب الأكبر من شخصية الفرد و قدراته. و كما يقول جون جيلمور: ”أبرز سمة تميز الشخص عالي الإنتاج عن غيره هي تقدير الذات.

السمات الشخصية الإيجابية

ü     •التمتع بتقدير عال للذات.

ü     •ممارسة المسؤولية الشخصية.

ü     •أن تكون موجهاً بالإجراءات.

ü     •الانضباط الذاتي.

ü     •المثابرة.

ü     •التنفيذ العملي لما تدعو إليه.

ü     •الاحتفاظ بقدرٍ عالٍ من الصدق و الأمانة.

ü     •قبول النقد البناء.

ü     •المرونة و القدرة على التكيف مع التغيير.

ü     •إدارة الوقت بنجاح.

ü     •التواصل بشكلٍ جيد.

ü     •الأناقة و حسن المظهر.

ü     •اللياقة البدنية و التمتع بصحة جيدة.

ü     •التمتع بحياة متوازنة.

ü     •السعي المتواصل لتحسين الذات.

ü     العلاقات الإنسانية الجيدة

ü     •معاملة جميع الناس بأدب و احترام.

ü     •البحث عن الجانب الحسن في الناس و المواقف.

ü     •إظهار اهتمام خالص بالآخرين.

ü     •إقامة علاقات ”فوزـــ فوز“.

ü     •حسن الإصغاء.

ü     •لفت أنظار الناس لأخطائهم بطريقة غير مباشرة.

ü     •إعطاء تقييم أمين و محدد.

ü     •الإشادة و الثناء متى كان ذلك واجباً.

ü     •السيطرة على انفعالاتك بشكلٍ بناء.

ü     •الاعتراف بأخطائك.

ü     •معاملة الناس بطريقة عادلة.

ü     •كتمان الأسرار.

ü     العلاقات الإنسانية الجيدة

ü     •عدم الحديث عن الآخرين إلا بإيجابية.

ü     •عرض الأفكار و المهارات و الخبرات و المعلومات وثيقة الصلة بالموضوع.

ü     •استخدام أساليب مهذبة في التعامل كقولك ”من فضلك“ و ”شكراً لك“ و ”آسف“ عند الضرورة.

ü     •التقمص العاطفي؛ محاولة فهم رؤية الطرف الآخر باستمرار.

ü     •احترام الالتزامات و العهود.

ü     •مساعدة الآخرين في نموهم و تطورهم.

ü     •الابتسام و المرح.

ü     •تجنب الجدل الذي لا حاجة له و التعليقات التهكمية

خصائص الجودة الشخصية

•  الجودة الشخصية متعددة الأبعاد. إنها تشمل ثلاثة أبعاد رئيسية و هي السمات الشخصية الإيجابية و العلاقات الإنسانية الجيدة و الأداء الفائق في العمل.

•الجودة الشخصية عملية لا تنتهي أبداً من التحسين المستمر للذات.

•يمكن اكتساب الجودة الشخصية و تعزيزها.

•تنعكس الجودة الشخصية على السلوك اليومي للمرء.

أهمية الجودة الشخصية

الجودة الشخصية هي أساس الجودة المؤسسية. فالجودة الشخصية تؤدي إلى سلسلة من تحسينات الجودة المترتبة على بعضها البعض داخل الشركة أو المؤسسة. فالمستويات المتزايدة من الجودة الشخصية تؤدي إلى ارتفاع مستويات الجودة بالأقسام و بالشركة ككل. و ارتفاع مستويات الجودة بالشركة يؤدي بدوره إلى إنتاج منتجات و تقديم خدمات عالية الجودة. و هذا يؤدي في النهاية إلى إرضاء أكبر للعملاء، و زيادة الإنتاجية، و زيادة الأرباح، و شيوع ثقافة عمل إيجابية.
و على مستوى الفرد، تؤدي الجودة الشخصية العالية إلى تحسين أدائه في العمل، و تحسين علاقاته بالآخرين، و زيادة شعوره بالإشباع الوظيفي. كما أنها تساعده على خلق انطباع إيجابي أول و صعود السلم الوظيفي بالشركة سريعاً.